Of je nu net begint als zelfstandige of al jaren meedraait, als ondernemer weet je dat een klein gebaar soms een wereld van verschil maakt. Van het opbouwen van nieuwe contacten tot het versterken van bestaande relaties – een attent relatiegeschenk kan je helpen om nét dat beetje extra indruk te maken en de relatie die je hebt met de klant te versterken. Want zeg nu zelf, wie wordt er niet blij van een onverwacht cadeautje?
Wanneer geef je een relatiegeschenk
De feestdagen zijn het traditionele moment om een cadeau aan je bestaande relaties te geven. Meestal denken we hierbij aan de periode aan het eind van het jaar. Wil je echt indruk maken met je relatiegeschenk, dan kan het kiezen van een ander moment een goed idee zijn: de start van de lente, een feestdag passend bij de cultuur of religie van de ontvanger, de zomerperiode of een andere gelegenheid.
De belastingdienst betaalt graag mee aan je relatiegeschenk, mits deze incidenteel zijn en geen structureel karakter heeft. Ook mag er geen tegenprestatie verwacht worden in ruil voor het geschenk. Tot slot moet het geschenk bedoeld zijn voor bestaande relaties. Nieuwe relaties mag je best een goed passende attentie geven, maar de kosten daarvan moet je anders boeken dan een relatiegeschenk (https://zzp-boekhouder.nl/relatiegeschenk-slimme-aftrekpost-voor-zzper/).
Hoe geef je een relatiegeschenk?
Je begrijpt waarom relatiegeschenken belangrijk zijn, maar hoe zorg je ervoor dat ze ook echt indruk maken? Laten we beginnen bij de kern: een goed relatiegeschenk laat zien hoeveel je je klant waardeert. Het moet aansluiten bij hun interesses én passen bij de uitstraling van jouw merk. Een geschenk op maat laat zien dat je echt aandacht hebt besteed aan de keuze. Geef dus liever geen algemeen, onpersoonlijk geschenk.
Vergeet ook niet rekening te houden met culturele verschillen; wat in de ene cultuur een mooi gebaar is, kan in een andere context misplaatst overkomen. En onthoud: het gaat vooral om het gebaar, niet om de prijs. En bovenal, zorg dat je waardering oprecht overkomt; een relatiegeschenk moet méér zijn dan een formaliteit. Het moet vanuit je hart komen. Een persoonlijke boodschap toevoegen, maakt het geschenk meer betekenisvol.
Etiquette bij het geven van relatiegeschenken
Houd rekening met culturele verschillen
Bij het geven van relatiegeschenken aan internationale klanten of zakenpartners is het essentieel om aandacht te hebben voor culturele verschillen. Wat in de ene cultuur passend is, kan elders als ongepast worden ervaren. Zo zijn geschenken als alcoholhoudende dranken ongeschikt in de islamitische cultuur, waar alcoholgebruik verboden is. In plaats daarvan worden luxe zoetigheden, zoals dadels of chocolade, vaak gewaardeerd. Ook de manier van overhandigen kan variëren: in Japan is het gebruikelijk om het geschenk met beide handen te geven en niet meteen uit te pakken. Verdiep je daarom in de gewoonten van de ontvanger om ervoor te zorgen dat je geschenk positief wordt ontvangen.
Check of een relatiegeschenk geaccepteerd mag worden
Bij het geven van relatiegeschenken aan overheidsfunctionarissen en medewerkers in bepaalde sectoren, zoals de financiële sector, gezondheidszorg en grote internationale bedrijven, is het belangrijk om voorzichtig te zijn. In deze sectoren gelden vaak strikte regels om onafhankelijkheid en integriteit te waarborgen, waardoor geschenken als omkoping kunnen worden opgevat. Daarom is het doorgaans verstandig om af te zien van geschenken aan medewerkers in deze organisaties. Wil je toch iets geven, kies dan voor een symbolisch en goedkoop geschenk en raadpleeg vooraf de richtlijnen van de betreffende organisatie. Een kaart met een persoonlijke boodschap kan natuurlijk altijd.
Hou je niet van relatiegeschenken, doneer aan een goed doel
Een alternatieve manier om relatiegeschenken te geven is door een donatie te doen aan een goed doel. Dit is een mooie kans om je bedrijf onder de aandacht te brengen terwijl je ook iets teruggeeft aan de samenleving. Het is belangrijk om een doel te kiezen dat past bij de waarden van zowel jouw bedrijf als je klanten. Zorg ervoor dat je goed onderzoek doet naar het doel en dat je transparant bent over de donatie. Je kunt ook overwegen om klanten te laten meebeslissen welk doel wordt gesteund, zodat zij zich meer verbonden voelen met de bijdrage.
Persoonlijk overhandigen of opsturen?
Je hebt zorgvuldig een relatiegeschenk uitgekozen voor je klant – maar wat is nu de beste manier om het te geven? Persoonlijk afgeven of opsturen? Beide opties zijn mogelijk, en de juiste keuze hangt af van de relatie die je hebt en de cultuur van de ontvanger.
Een persoonlijke overhandiging kan een sterke indruk maken, vooral als je al een goede band hebt en er een ontspannen moment is om elkaar te zien. Dit laat je waardering op een oprechte manier zien en kan de relatie versterken. Zorg er wel voor dat het informeel en ongedwongen blijft, zodat de ander zich niet verplicht voelt om formeel te reageren.
Als het persoonlijk overhandigen te formeel lijkt of lastig te regelen is, kan het juist attent zijn om het cadeau te versturen. Voeg dan een handgeschreven kaartje toe waarin je kort en oprecht je waardering uitspreekt. Dit geeft de ontvanger de ruimte om het geschenk rustig te bekijken en voorkomt dat ze zich gedwongen voelen om direct te reageren. Beide opties kunnen een positieve indruk achterlaten; kies de aanpak die het beste past bij de aard van jullie relatie en de gelegenheid.
Hoe vond de klant je geschenk?
Natuurlijk wil je graag weten hoe de ontvanger het relatiegeschenk vond. Maar kun je daar nu naar vragen? Het kan zeker gepast zijn om te vragen hoe het geschenk is ontvangen, zolang je dit subtiel doet. Een luchtige vraag, zoals “Ik hoop dat het in de smaak viel!” of “Ik was benieuwd of het geschenk goed ontvangen is,” kan een gesprek openen zonder de ander onder druk te zetten. Zo toon je interesse en betrokkenheid, zonder dat het aanvoelt alsof je op een compliment uit bent.