Elke dag heeft een ander ritme, en elke taak vraagt om een andere setting. Ontdek hoe activity based working kan bijdragen aan het verhogen van je efficiency en werplezier. Activity-Based Working (ABW) gaat ervan uit dat om zo effectief mogelijk te zijn je een werkplek kiest die past bij de werkzaamheden die je uit wil voeren (Van Koetsveld & Kamperman, 2011). Weg met het vaste bureau, en de vaste werkplek. Kies uit verschillende werkplekken die het beste passen bij de taak die je moet uitvoeren.
Soms wil je juist geconcentreerd doorwerken, en heb je behoefte aan een stille ruimte. Soms wil je overleggen en heb je behoefte aan een geluidsdichte ruimte voor virtuele- en telefoongesprekken, en een vergaderruimte om face to face te overleggen met je opdrachtgevers, collega’s of leveraniers (Gerdenitsch et al., 2017). De gedachte van ABW is dat je een werkplek kiest die past bij je werkzaamheden (Chafi et al., 2019).
Hoe werkt Activity Based Working?
Het kiezen van een passende werkplek bestaat uit drie verschillende stappen.
Stap 1 In kaart brengen werkzaamheden
Eerst kijk je naar de werkzaamheden die je wilt gaan uitvoeren. Stel jezelf de vraag of je soortgelijke werkzaamheden kunt bundelen? Eenmaal duidelijk wat je wilt gaan doen? Dan is het tijd om na te denken over de eisen die de werkzaamheden stellen aan het geluidsniveau, privacy, toegankelijkheid en de mate van samenwerking. Routinematige werkzaamheden vragen vaak om minder concentratie, dan specialistische werkzaamheden. Ook zul je sommige taken zelfstandig uitvoeren, terwijl andere taken meer overleg en samenwerking vragen.
Onderstaande figuur kan je helpen met het indelen van taken.
Figuur 1
Typen taken
“Mijn keuze hangt af van de fase van het project. Tijdens de uitvoeringsfase werk ik vaak samen en kies ik een open werkplek, maar voor onderzoekswerk gebruik ik een rustige plek”
Stap 2 Keuze werkplek
In stap 2 kijk je naar een passende werkplek. Werkplekken die geschikt zijn voor concentratie, bieden vaak een stille omgeving met weinig afleiding (Jahncke & Hallman, 2020). Terwijl werkplekken voor samenwerking open en flexibeler zijn ingericht (Haapakangas et al., 2019). Bedenk in deze stap ook of je tussendoor wilt veranderen van werkplek. Of juist op zoek bent naar een werkplek die eenvoudig toegankelijk is en die snel kan worden aangepast aan verschillende soorten werk.
” Ik probeer vaak op dezelfde plek te werken, omdat dat me helpt om mijn dag gestructureerd te houden. En dan hoef ik niet de hele tijd op en neer te lopen.”
Concentratie-intensief werk
Voor taken die diepe focus vereisen, zoals het schrijven van beleidsdocumenten of het analyseren van gegevens, wordt vaak voor afgesloten werkplekken. Deze ruimtes bieden stilte, privacy en minimale afleiding.
Teamprojecten en samenwerking
Werkplekken die samenwerking en interactie bevorderen, zoals projecttafels, open werkplekken, en vergaderruimtes, worden gebruikt voor teamgerichte activiteiten en overleggen.
Administratief en analytisch werk
Voor administratieve en analytische werkzaamheden wordt vaak gekozen voor werkplekken werden gekozen die ergonomisch zijn en de rust en tegelijk genoeg interactie bieden. Deze taken worden vaak uitgevoerd aan projecttafels of open werkplekken.
Digitaal-, informele, sociale communicatie
Werkplekken zoals de lounge en keukentafel zijn ontworpen voor informele communicatie en sociale interactie. Digitaal- en informeel werk komt ook vaak voor op open werkplekken en coupés. Op open werkplekken zal vaker getelefoneerd worden dan in coupés.
Als freelancer of zelfstandig professional ben je vrij om de werkplek ook op een andere locatie te kiezen. Wil je thuiswerken, in het caféetje op de hoek, de bibliotheek of toch bij de flexwerkplek?
Stap 3 Omgevingsfactoren en persoonlijke voorkeur
Binnen de werkplekken die aan je eisen voldoen, heb je vast nog een voorkeur. Deze wordt vaak ingegeven door omgevingsfactoren zoals verlichting of temperatuur (Appel-Meulenbroek et al., 2018).
“Ik zou echt doodongelukkig worden op een plek zonder daglicht of uitzicht. Ik vind het belangrijk om af en toe naar buiten te kunnen kijken”.
Maar ook persoonlijke factoren zoals voorkeuren voor privacy of de behoefte aan sociale interactie, kunnen de keuze voor een werkplek sterk beïnvloeden (Halldorsson et al., 2021).
“Als ik geconcentreerd moet werken of me overprikkelt voel, kies ik voor een rustige plek, zoals een cockpit of een afgesloten ruimte. Soms laat ik de deur open, afhankelijk van de behoefte aan sociaal contact”.
Natuurlijk kies je de plek die niet alleen goed bij je werkzaamheden, maar ook het beste bij jouw persoonlijke voorkeur past.
TIP: Ben je op zoek naar een flexwerkplek? Let er dan eens op hoeveel verschillende soorten werkplekken er op de locatie zijn. En vraag of je gebruik mag maken van al deze werkplekken.
Deze blog is gebaseerd op onderzoek uitgevoerd door Eef Craenen, Ramon Tjan en Isa Rodenburg voor het vak Kwalitatieve Onderzoeksmethoden van de opleiding Bedrijfswetenschappen aan de Radboud Universiteit.
Foto van Pixabay.
Literatuurlijst
Appel-Meulenbroek, R., Clippard, M., & Pfnür, A. (2018). The effectiveness of physical office environments for employee outcomes: An interdisciplinary perspective of research efforts. Journal of Corporate Real Estate, 20(1), 56–80. https://doi.org/10.1108/JCRE-04-2017-0012
Chafi, M. B., Harder, M., & Danielsson, C. B. (2019). Workspace preferences and non-preferences in Activity-based Flexible Offices: Two case studies. Applied Ergonomics, 83, 102971. https://doi.org/10.1016/j.apergo.2019.102971
Gerdenitsch, C., Korunka, C., & Hertel, G. (2017). Need–Supply Fit in an Activity-Based Flexible Office: A Longitudinal Study During Relocation. Environment and Behavior, 50(3), 273–297. https://doi.org/10.1177/0013916517697766
Haapakangas, A., Hallman, D. M., Mathiassen, S. E., & Jahncke, H. (2019). The effects of moving into an activity-based office on communication, social relations and work demands–A controlled intervention with repeated follow-up. Journal of Environmental Psychology, 66, 101341. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2019.101341
Halldorsson, F., Kristinsson, K., Gudmundsdottir, S., & Hardardottir, L. (2021). Implementing an activity-based work environment: A longitudinal view of the effects on privacy and psychological ownership. Journal of Environmental Psychology, 78, 101707. https://psycnet.apa.org/doi/10.1016/j.jenvp.2021.101707
Jahncke, H., & Hallman, D. M. (2020). Objective measures of cognitive performance in activity based workplaces and traditional office types. Journal of Environmental Psychology, 72, 101503. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2020.101503
Van Koetsveld, R., & Kamperman, L. (2011). How flexible workplace strategies can be made successful at the operational level. Corporate Real Estate Journal, 1(4), 303–319. http://dx.doi.org/10.69554/LHXI3919