De vrijheid die het zelfstandig ondernemerschap biedt is top, maar kan ook de aanleiding zijn van menig compleet a-productieve dag. Ook al vind je je werk hartstikke leuk, tenzij je een van die zeldzame, mateloos gefocuste types bent kan het soms lastig zijn om bij de les te blijven.
Hier zijn 12 tips voor een productieve werkdag.
1. Gebruik Pinterest niet om je thuiskantoor in te richten
Het eerste wat ik deed toen ik besloot mijn vaste baan aan de wilgen te hangen en helemaal voor het zzp-bestaan te gaan, was op Pinterest op zoek gaan naar inspiratie voor mijn werkplek. En wat vond ik een hoop beeldschone foto’s!
Maar dat is gelijk het probleem: het zijn foto’s die zo in een tijdschrift kunnen, maar er hoeft in dat kantoor echt niemand acht uur lang aan de slag. Ze zijn ingericht om mooi te zijn, maar niet praktisch. Van dat elegante bureaustoeltje krijg je waarschijnlijk een houten kont, tenzij je historicus bent zijn die planken vol naslagwerken waarschijnlijk ook niet nodig en op dat design-bureautje past een laptop maar net.
Jij hebt misschien wel twee schermen nodig en waar laat je eigenlijk je paperassen? Je mok koffie? Je printer? Daarnaast kost het je duizenden euro’s om je kantoor Pinterest-waardig te maken en dat is nergens voor nodig.
Denk praktisch en breng in kaart wat jouw specifieke behoeftes zijn.
Na een monster van een sta-bureau (dat moet je maar kunnen volhouden), een strak en bescheiden bureautje (waar laat ik mijn muis!?) en een bureaufiets (vraag me niet waarom) heb ik nu een praktisch bureau van twee meter breed met tien lades. Alle rommel is uit het zicht, werk nu daadwerkelijk aan mijn bureau en was maar € 150,00 kwijt.
2. Omarm het minimalisme
Al een paar jaar ben ik – en met mij vele anderen – flink aan het ‘ontspullen’. Minimalisme en Marie Kondo zijn al een tijdje helemaal in. Er wordt beweerd dat je door minder spullen te bezitten gelukkiger wordt. Met die belofte in gedachte ging alles wat ongeliefd in de berging lag de deur uit en staan er geen 25 mokken meer in de servieskast. En wat bleek?
Minder rommel in je huis betekent dus echt minder rommel in je hoofd.
Geen weggestopte cursus Frans meer die steeds herinnert aan het feit dat je hem niet afgemaakt hebt. Of die dumbbells die van onder je bed steeds weer laten weten dat je nog steeds niet sport. En niet onbelangrijk: er is veel minder om af te stoffen en op te ruimen. Lege planken = ruimte in je hoofd én in je dag.
Datzelfde principe kan je ook op je kantoor toepassen. Kijk daar eens kritisch rond. Zijn die 47 balpennen en 12 notebooks strikt noodzakelijk? En kijk je überhaupt nog wel eens in die woordenboeken? (Hallo, van Dale online!) Door dat ontspullen en mijn tien bureaulades is mijn kantoor veel rustiger en is er ruimte om na te denken en creatief te zijn.
3. Lijstjes, lijstjes, lijstjes
Het klinkt voor de hand liggend en/of te eenvoudig, maar maak van te voren een lijstje van wat je op een dag voor elkaar wilt krijgen. Vergeet daarbij niet dat een project vaak meer tijd kost dan we denken.
Probeer het lijstje een dag van te voren klaar te hebben. Zo heb je minder kans dat je hem weer aanpast en ben je geen tijd en energie kwijt aan het bedenken wat je nou eigenlijk die dag moet doen.
4. Ken je eigen brein.
Als freelancer is het erg belangrijk om jezelf goed te kennen. Je weet wat professioneel gezien je sterke en zwakke punten zijn. Ben je niet goed met cijfers? Dan weet je dat je je administratie beter aan een expert kan overlaten. Ben je geen grafisch ontwerper? Dan zoek je iemand anders die een logo voor je kan ontwerpen.
Iets lastiger is om uit te vogelen is op welk moment van de dag jij het meeste voor elkaar krijgt. De boog kan niet de hele dag strak gespannen zijn en niemand is de hele werkdag even productief. Als je voor een baas werkt kan je nog wel eens een hele dag lamlendig zijn (zulke dagen hebben we allemaal gehad), maar de meeste zzp’ers kunnen zich dat niet veroorloven. Het is voor ons dus extra belangrijk om te weten hoe je in elkaar steekt.
Wanneer ben je het productiefst?
Kan je het beste ’s ochtends gelijk de lastige zaken aanpakken, omdat je brein nog fris en fruitig is? Of duurt het even voor je ’s ochtends meer aankan dan routine en eenvoud? Ben je zo iemand die na de lunch licht comateus is? Dan kan je eenvoudige taken voor dat moment bewaren, en het momentum opbouwen die weer in je flow gaat helpen. Weet wanneer je scherp bent en wanneer niet, en plan je dag daar omheen.
5. Gebruik je wasmachine als timer
Bijna iedereen die hier in het Ondernemershuis werkt is het er over eens: huishoudelijke klusjes zijn een enorme afleiding. Je bent toch thuis, dus dat kan heus wel even: de woonkamer stofzuigen, een boodschapje doen, of de wasmachine inladen. Prima, maar de kans is dat je pas een uur later weer aan het werk gaat. En steeds ben je weer helemaal uit je flow.
Lukt het je niet om al die klusjes te laten liggen? Dan kan je sommige ook inzetten ter verbetering van je productiviteit.
Je weet precies hoelang de afwasmachine, of het bontprogramma van je wasmachine er over doet. Laad in een van je pauzes de wasmachine, zet hem aan, neem een pot thee mee naar je bureau en beloof jezelf dat zolang de wasmachine draait, jij je op één specifiek project stort. Als je een droger hebt, kan je nog een ronde door. Zo werk je slimmer en krijg je waarschijnlijk veel meer gedaan.
6. Maak afspraken met je medebewoners
Ook al werk je vanuit huis, de kans is groot dat je niet alleen thuis bent. Een partner, kinderen, ouders, huisgenoten, en de hond… iedereen is een potentiële bron van afleiding. Zorg dat je goede afspraken maakt (okee, misschien niet met de hond) zodat iedereen weet wat je verwachtingen zijn. Spreek bijvoorbeeld af dat je niet gestoord mag worden als je een koptelefoon op hebt of als je de post-it met ‘aan het werk’ op de deur hebt geplakt.
7. Ga vroeg aan de slag
Ken je Newton’s wet van traagheid? Toegepast op onze situatie als zpp’er komt die neer op: Als je in beweging bent, blijf je in beweging. Als je niks doet, blijf je niks doen. Klinkt dat bekend?
Je hebt vast ook van die dagen waarop je langzaam van start gaat. Je partner is iets te stilletjes uit bed gegaan, naar werk verdwenen en heeft jou laten slapen. De koffie staat al klaar, dus eerst even van een bakkie genieten. De verleiding is groot om dat heerlijke recept voor dat uitgebreide ontbijtje uit je nieuwe kooktijdschrift eens uit te proberen. Of dat kopje koffie onder het genot van een aflevering van je favoriete serie op Netflix te kijken (Oh, Netflix. Op jou komen we nog terug). Je ruimt de schone was even op en voor je het weet is het half 11.
Als je naar je werk toe moet, werkt de reis daar naar toe vaak als trigger voor je brein om op werkmodus over te schakelen.
Voor de thuiswerkende zzp’er is die reis hooguit vijf meter en dus heb je geen tijd om de ochtendsufheid van je af te schudden. Stel dus een ochtendroutine op die er voor zorgt dat je je kont al vroeg in de ochtend op je bureaustoel krijgt en aan de slag gaat.
Hoe je het ook aanpakt, doe in ieder geval alsof je daadwerkelijk naar kantoor gaat, zodat je brein in de productiviteitsmodus gaat. Zet je wekker, begin elke dag om dezelfde tijd en wat je verder ook doet, ga niet in je pyjama achter je bureau zitten.
8. Doe als de Chinese overheid en leg social media aan banden
Zoals je vast wel weet maakt social media deel uit van een wereldwijde samenzwering om jou van je werk te houden. (Echt.) Zoals Alice in het beroemde kinderboek Alice in Wonderland van Lewis Caroll argeloos een konijnenhol inliep en plots urenlang door een tunnel viel, verdwalen wij na één onschuldige klik voor onbepaalde tijd in de wondere wereld van Instagram of YouTube.
Tijd voor de rigoureuze aanpak. Verwijder alle sociale netwerken van je toolbar, zodat je niet meer in de verleiding kan komen om het konijnenhol in te duiken. Er zijn talloze tools beschikbaar die je helpen je toegang tot social media (tijdelijk) te blokkeren of je te stimuleren je telefoon niet te gebruiken. Een korte zoekopdracht levert al de volgende apps op: BlockSite, Freedom, Self Control en Forest, maar er zijn er natuurlijk veel meer.
Nog een idee: Door in een privé- of Incognito-browserscherm te werken blijf je uitgelogd op al je accounts en als je een zoekopdracht intikt, wordt deze niet meer automatisch aangevuld. In Google Chrome kan je meerdere accounts aanmaken, met elk hun eigen toolbar – één voor werk en één voor privégebruik.
9. Neem (duidelijke en regelmatige) pauzes
De Arbo schreef altijd voor dat je bij beeldschermwerk elke twee uur een pauze moet inlassen om zo RSI en nek-, schouder- en oogproblemen te voorkomen. Omdat de Arbo er vanuit gaat dat er tegenwoordig genoeg variatie in werkzaamheden zit, hebben ze die norm in 2018 geschrapt, maar pauze nemen blijft belangrijk. Als laptopgebonden zzp’er kan je de neiging hebben om strak door te gaan en de tijd te vergeten, maar zorg dat je een paar goede pauzes inplant.
Je moet dan natuurlijk niet je persoonlijke mail gaan checken of kattenfilmpjes op YouTube kijken, maar doe even iets heel anders.
Loop weg van je bureau, ga even wandelen of bel je vader. Neem daarnaast af en toe een kleine pauze voor een paar yoga-oefeningen om de boel soepel te houden.
Blijf uit de buurt van de tv en/of Netflix
Als je net als ik afgeleid (of gek) wordt door teveel stilte, kan het een goed idee lijken om de tv aan te zetten. Een beetje witte ruis op de achtergrond waardoor het lijkt alsof je op kantoor zit. Een tweede beeldscherm erbij, Netflix aan, want The Big Bang Theory heeft 12 seizoenen en daar ruis je wel een paar dagen mee vol.
Drie en een half uur later zit je diep in seizoen 2, en heb je letterlijk nog niks gedaan. Als je een beetje rumoer nodig hebt, zorg dan dat de tv in een andere kamer staat en je de dialoog niet kan verstaan.
Of zet de radio aan.
Ga de deur uit
Veel van bovengenoemde problemen los je op als je buiten de deur gaat werken. Wifi is beschikbaar op de gekste plekken en je favoriete koffietentje heeft toevallig ook een heerlijke lunch. En je ziet ook nog eens iemand in plaats van de vier muren van je thuiskantoor.
Toegegeven, bij de Starbucks kan je niet het huishouden doen en kotst de kat niet over je laptop heen, maar deze plekken zijn echt niet ontworpen om jou een productieve werkdag te bezorgen. Rennende kids, kleine tafeltjes, harde stoelen en nog steeds geen enkele externe stimulans om aan de slag te gaan – het is een en al afleiding.
Omdat er ergens wifi is betekent dat niet dat je er moet gaan werken
En waarschijnlijk geef je ongemerkt heel wat geld uit aan de muntthee, lattes en oooh lekker, citroentaart…
Wat nou als je dat geld eens aan de huur van een flexplek besteed? De meeste plekken die kantoorruimtes verhuren aan kleine bedrijfjes, hebben ook bureaus voor zzp’ers.
In een dynamische omgeving waar iedereen aan zijn onderneming werkt word je vanzelf productiever.
Het hangt een beetje af van hoe de flexplek die jij vindt is opgezet, maar vaak wordt er geprobeerd een gemeenschap te creëren die kennis en ervaring met elkaar deelt. Een flexplek geeft je dus ook toegang tot een nieuw netwerk van mede-ondernemers.
Zit je in de regio rond Doesburg? Kom dan eens kennismaken met de ondernemers die hier in het Ondernemershuis Hanzegilde werken.
Bij ons is de koffie gratis.
Deze blog is geschreven door Christa Jongeling, werkzaam vanuit Ondernemershuis Hanzegilde