Ziek? Daar doen zzp’ers niet aan. Immers een dag niet gewerkt, is een dag niet betaald. Toch kan het gebeuren dat doorwerken niet lukt. Een ongeluk zit immers in een klein hoekje, en ook structureel alle ziektekiemen vermijden blijkt niet altijd even makkelijk. Dat blijkt ook wel, want volgens Adfiz is de helft van de ondernemers tussen de 35 en 65 jaar langer dan 90 dagen arbeidsongeschikt. Oorzaken zijn meestal ziekte (80%) of een blessure of ongeval (20%)
Gelukkig hebben steeds meer zzp’ers een arbeidsongeschiktheidsverzekering of zijn lid van een broodfonds. Zo zijn ze verzekerd van inkomsten. Toch wel prettig als je een gezin hebt, of een huis wat je graag wilt houden.
Maar wat doen we met de opdrachten?
Ok, je inkomsten zijn gedurende je arbeidsongeschiktheid zeker gesteld. Alleen, je wilt na je arbeidsongeschiktheid weer lekker aan de slag in je eigen bedrijf. En niet elke klant kan het zich veroorloven te wachten tot je beter bent. In sommige branches, zoals de zorg, ben je zelfs verplicht je afspraken na te komen. Ziek of niet. Niet iedere zzp’er is zich hiervan bewust. Gelukkig kun je vooraf al veel regelen. Zo kun je rustig weer beter worden, in de wetenschap dat je bedrijf gewoon doorloopt en je klanten tevreden blijven.
Vrije vervanging: zet het in het contract
Om een goede vervanging te regelen bij ziekte, is het allereerst belangrijk het recht op vrije vervanging vast te leggen in de overeenkomst van opdracht. Zo weet de opdrachtgever dat je iemand anders kan vragen de opdracht uit te voeren namens jou. Handig bij ziekte, maar ook als je eens een keer op vakantie wilt, of onverwacht geconfronteerd wordt met mantelzorg.
Je kunt er ook voor kiezen om in de overeenkomst van opdracht vast laten leggen dat de opdracht op een ander moment wordt uitgevoerd, dan wel de klant het recht heeft om iemand anders te benaderen en de overeenkomst op te zeggen. Voor welke benadering je kiest hangt onder andere af van het type opdracht, de branche en wet- & regelgeving. Zo is het in de zorg verplicht een vervanger te regelen, terwijl een startende zzp’er het wellicht helemaal niet erg vindt als de website een maandje later klaar is, wat de websitebouwer meer mogelijkheden geeft.
Het is aan te raden je te verdiepen in de gewoontes en plichten binnen je branche, voordat je een keuze maakt.
Zoek een goede stand-in (en biedt aan er een te zijn)
Natuurlijk vraag je niet de eerste beste persoon om je te vervangen. Zorg dat je potentiële vervangers klaar hebt staan die voldoen aan jouw kwaliteitseisen en die van de opdrachtgever. De eisen die de opdrachtgever stelt aan vervangers kun je ook vastleggen in de overeenkomst van opdracht. Hou er wel rekening mee dat de uitvoering plaatsvindt op eigen kosten en risico. Anders gezegd: de opdrachtgever betaald jou, jij betaald je vervanger en bent verantwoordelijk voor hetgeen de vervanger oplevert en doet. Je bent ook verplicht je vervanger te betalen als jouw opdrachtgever jou niet betaald.
Het vinden van een vervanger kan via een netwerk van collega-freelancers, samenwerking met interim en detacheringsbureaus en via online platforms. Het voordeel van een netwerk van collega’s is dat je voordat je ziek bent al afspraken kunt maken en kan zien en ervaren hoe de ander werkt. Ook kun je jezelf aanbieden als vervanger voor de ander. Zo help je elkaar en hoef je je als je ziek bent nergens zorgen over te maken. Is er geen geschikte freelance-collega, dan zul je moeten vertrouwen op bureaus en online platforms. Het nadeel hiervan is dat het vaak lastig is vooraf afspraken te maken. Dus zul je, als je ziek bent, nog op zoek moeten naar een vervanger.
Leg gemaakte afspraken goed vast
Heb je iemand gevonden die een vergelijkbare expertise en kwaliteitsniveau heeft, maak dan goede afspraken. Bijvoorbeeld over vervolgopdrachten die voortvloeien uit het gedane werk, contact opnemen met je klanten nadat je weer beter bent, betaling etc.
Let op: Als opdrachtgever loop je het risico dat de belastingdienst vindt dat er sprake is van schijnzelfstandigheid, en je ineens tot de ontdekking komt een medewerker erbij te hebben in je bedrijf. Leg gemaakte afspraken daarom goed vast, en laat ze checken door een jurist.
De overdracht bij ziekte
Ook hier geldt: preventie is het sleutelwoord. Bespreek regelmatig met je potentiële vervanger welke projecten je hebt en wie je klanten zijn. Natuurlijk kun je in plaats van dit bespreken het ook vastleggen in een document.
Documenteren is sowieso een goed idee. Door belangrijke procedures, toegangscodes en relevante wachtwoorden vast te leggen, kun je de overdracht eenvoudig regelen. Zo kan een aannemer vastleggen dat de sleutel van klant A in de derde bloempot van rechts ligt; terwijl een websitebouwer de wachtwoorden van de website van klanten vastlegt of er speciaal 1 maakt voor de vervanger. Documenteer ook zaken als deadlines en contactpersonen van klanten.
Beschrijf ook je werkwijze aan je vervanger. Leg mondeling of schriftelijk uit hoe je normaal gesproken je werk aanpakt, inclusief eventuele specifieke tools, software of procedures die je gebruikt.
Stel iemand in je nabije omgeving op de hoogte van je vervangingsplan. Deze persoon kan dan de vervanger benaderen als je daar zelf onverhoopt niet toe in staat bent. Zo kun je je als je ziek bent, door je goede voorbereiding, focussen op beter worden in plaats van overdragen. Je hoeft je vervanger dan maar kort bij te praten.
Eenmaal ziek: informeer de klanten als er iemand anders komt
Ben je ziek, en gaat je vervanger voor je aan de slag? Vergeet dan niet je klanten hierover te informeren. Als je klanten goed op de hoogte houdt, zijn ze vaak veel begripvoller. Door duidelijk te communiceren over de verandering, hoe lang deze van kracht zal zijn en waar ze terechtkunnen voor vragen, voelt de klant zich gehoord. Enige openheid over de reden van vervanging creëert vaak meer begrip.
Bied, indien mogelijk, aan om bereikbaar te zijn voor je vervanger voor vragen en problemen tijdens je afwezigheid, en zorg ervoor dat je contactgegevens zoals e-mail en telefoon beschikbaar zijn voor dringende zaken.
Vergeet je mobiel, mail en social media niet
Niet alleen je lopende opdrachten zijn belangrijk. Je kan tijdens je ziekte ook benaderd worden voor nieuwe opdrachten. Zorg daarom voor een duidelijk bericht op je voice mail, zet een out-of-office aan, of laat de mail doorsturen naar je vervanger (of beiden). Bedenk ook wat je wilt met je social media berichten.
Voorbeeld out of office bericht
Bedankt voor je bericht! Op dit moment ben ik helaas niet beschikbaar vanwege [een onverwachte ziekte]. Geen zorgen, jouw e-mail is doorgestuurd naar mijn geweldige collega [naam], die je zo snel mogelijk zal antwoorden.
In de tussentijd zorg ik ervoor dat ik weer snel op de been ben om je weer van dienst te kunnen zijn. Bedankt voor je begrip!
Met vriendelijke groet,
[je naam]
Meer lezen:
Arbeidsongeschikt, daar doe ik niet aan
Kwaliteitssysteem, nodig als zzp’er?