Goede administratie: hoe doe ik dat?

Goede administratie bijhouden vinden de meeste ondernemers niet zo leuk. Toch zitten er ook leuke kanten aan. Zelf vind ik het versturen van facturen bijvoorbeeld erg aangenaam. Net als het zien binnenkomen van de betalingen.

Helaas houdt het daar niet bij op.

Administratie bijhouden is makkelijker als je hem goed hebt ingericht.

Een goed ingerichte administratie is belangrijk voor jezelf: zo zie je in 1 oogopslag wat er binnenkomt, en wat je uitgeeft. Ook is een goed ingerichte administratie verplicht. De belastingdienst moet ook in 1 oogopslag zien wat er binnenkomt en wat je uitgeeft in je bedrijf. De belastingdienst wil dat je de administratie van je bedrijf 7 jaar bewaard. Administratie bevat: bankafschriften, agenda’s, kassabonnen, contracten.

Een schoenendoos is dus niet geschikt. Maar hoe moet het dan wel?

Het beste kun je de administratie zelf doen. Op die manier hou je overzicht, en bespaar je kosten. Pas als je veel inkomsten en uitgaven hebt, kan het de moeite lonen de administratie van je bedrijf uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Zelf laat ik de administratie een keer per jaar controleren door de boekhouder, voordat de belastingaangifte wordt ingevuld. Zo weet ik zeker dat ik achteraf geen gezeur krijg met de belastingdienst.

Waaruit bestaat een goede administratie?

Een grootboekadministratie

Dit zijn een aantal ‘ mappen’ waarin je de inkomsten en uitgaven onderbrengt in groepen. Die mappen kunnen fysieke mappen zijn (ordners), maar ook digitale mappen. Voorbeelden van mappen zijn: geleverde diensten, bankrekeningen, autokosten, telefoonkosten, ontvangen BTW, betaalde BTW. Het komt er dus op neer dat je voor elke groep kosten een aparte map maakt. Elke map krijgt een nummer. Dat nummer heet grootboekrekeningnummer.

Debiteuren en crediteuren administratie

Hierin staan de facturen van je klanten en leveranciers. Duidelijk moet zijn welke facturen betaald zijn, en welke nog betaald moeten worden. De gegevens moeten natuurlijk kloppen met de in- en verkoopadministratie.

In- en verkoopadministratie

Je zult op de grootboekrekeningen de verkopen en inkopen en kosten moeten inboeken. Dit kan fysiek: door de factuur in de map te doen. Of digitaal, met een boekhoudprogramma. Inkopen moeten natuurlijk wel te maken hebben met je bedrijf!

Voorraadadministratie

Als je goederen verkoopt moet je bijhouden hoeveel goederen je op voorraad hebt. Eenmaal per jaar moet je ‘ balansen’ . Dat houdt in dat je moet tellen hoeveel producten je op voorraad hebt, en wat de waarde ervan is. Die waarde neem je op in de administratie. De meeste ZZP-ers leveren diensten en hoeven dus geen voorraadadministratie bij te houden

Administratie en belastingen

Met een goede administratie kan jijzelf of je boekhouder snel een winst en verliesrekening maken. Kort door de bocht gezegd bestaat je winst uit de inkomsten min de kosten.

Over de winst betaal je belasting. Als ondernemer heb je te maken met verschillende aftrekposten, zoals startersaftrek, zelfstandigenaftrek etc. Om hier optimaal gebruik van te kunnen maken is het verstandig de belastingaangifte te laten verzorgen door een accountant of fiscalist. Deze kosten ‘ verdien’ je snel terug, doordat zij goed op de hoogte zijn van de wet- en regelgeving.

BTW aangifte

Wat je moet betalen aan BTW is het verschil tussen de ontvangen BTW bij de verkoopfacturen en de betaalde BTW bij je inkopen en onkosten. Let op. Het kan dus zijn dat je wel BTW moet terug betalen, ook al heeft je klant de factuur nog niet betaald.

Tip: Zet de ontvangen BTW apart op een (spaar-)rekening. Op die manier heb je altijd voldoende geld achter de hand om de BTW te betalen.

BTW moet altijd op tijd betaald worden. Doe je te laat aangifte, dan kun je een boete krijgen.

Facturen maken

Aan welke eisen een factuur moet voldoen, kun je lezen in ons gratis E-book: Hoe maak ik een goede factuur?

Hoe hou je een goede administratie?

Een goede administratie opzetten is een. Een goede administratie houden, is minstens net zo belangrijk.

Om de een goede administratie te behouden de volgende tips:

Start op tijd: voordat je eerste factuur de deur uit gaat, moet je administratie al op orde zijn
Open een zakelijke rekening: zo hou je de zakelijke inkomsten en uitgaven gescheiden van je prive-inkomsten en uitgaven.
Hou je administratie bij: plan minimaal 1 dagdeel per maand om je administratie bij te houden. Zo kun je gelijk controleren of je klanten op tijd betalen, en ze eventueel een aanmaning sturen
Hou bij hoeveel uren je werkt: netwerken, administratie bijhouden, reistijd vallen hier ook onder. Je komt in aanmerking voor allerlei aftrekposten als je ten minste 1225 uren per jaar besteed aan je onderneming (dat is ongeveer 24 uur per week).
Stop alles wat niet in de financiële administratie hoort, maar er wel bij hoort in ordners:
- Ordner contracten en vergelijkbare juridische documenten.
- Ordner fiscale zaken: hier kan de VAR verklaring in, de gegevens en aangiftes van de BTW en de inkomstenbelasting.
Zorg voor een goede back up: zowel op papier als een extra back up digitaal.