Ondanks dat we inmiddels weer op kantoor mogen werken, en bij klanten langs kunnen gaan, zullen we, om vele redenen, nog regelmatig in online meetings zitten. Vandaar wellicht de vraag van een ondernemer bij de blog over pitchen.
In 2020 werd het nog geaccepteerd dat je niet helemaal wist hoe je jezelf online moest presenteren. De ander wist dit immers ook nog niet. Beginnersfouten, zoals haperende verbinding en een wasrek op de achtergrond maakte iedereen. Het voelde voor iedereen onwennig, en iedereen zat met vragen als ‘ben ik wel goed verstaanbaar?’ en ‘hoe maak ik contact met mijn publiek?’. Inmiddels, ruim een jaar verder zijn we toe aan een professionaliseringslag.
In deze blog 7 tips om jezelf online professioneel te presenteren.
Tip 1: Zorg voor een goede achtergrond
Om professioneel over te komen is het belangrijk een professionele achtergrond te kiezen de past bij jou en je bedrijf, en natuurlijk ook aansluit bij de mensen met wie je de meeting hebt. Hier heb je de keuze tussen een werkelijke achtergrond: laat je zien waar je bent? Of een achtergrond plaatje. Persoonlijk ben ik voorstander van laten zien waar je bent. Maar niet iedereen beschikt over een (geschikte) werkkamer. Je kan er dan voor kiezen een achtergrond te creëren: een witte muur, plantje in beeld en/of passend schilderijtje en het ziet er al snel professioneel uit.
“Mijn eerste presentatie gaf ik in de bijkeuken. De laptop stond tussen de magnetron en de aardappelbak op een plank. Gericht op een witte muur, waar ik speciaal voor de gelegenheid een poster in een lijst had opgehangen.”
Als je kiest voor een plaatje als achtergrond, bedenk dan dat je naast de standaard keuze in de verschillende online tools, ook een eigen achtergrond kan (laten) maken. Zo kun je een achtergrond kiezen die past bij je bedrijf. Bijvoorbeeld door de bedrijfskleuren te gebruiken, de naam van je bedrijf erbij op te zetten, of je bedrijfspand als achtergrond te gebruiken. Dat de gekozen achtergrond professioneel moet zijn, hoef ik je vast niet meer te zeggen.
“Die keer dat de verkoper een tekening met daarop een raket als achtergrond had, had ik er toch moeite mee hem serieus te nemen.”
Tip 2: Zorg voor een verzorgd uiterlijk
De camera ziet alles. Net als bij een offline meeting, is het bij een online meeting belangrijk je goed te kleden en verzorgen. Door te kiezen voor passende kleding laat je zien dat je jezelf en je toehoorder serieus neemt. Vind je het lastig om kleding te kiezen die past bij jou en je bedrijf, denk dan eens na over het inschakelen van een personal shopper.
“Naast het kiezen van de juiste kleur en kleding voor de gelegenheid en wat jij die dag wilt uitstralen, zorg je er voor dat je kleding er verzorgd, gestreken en netjes uitziet.” Chanine Krisman, Stijl op Peil
Let er wel op bij de keuze van je kleren dat bijvoorbeeld fijne streepjes soms niet goed overkomen en leiden tot een “flikkerend” beeld. En als je met een professionele “green-screen” werkt voor je achtergrond moet je niet dat t-shirt dragen met een tekst in dezelfde kleur.
Tip 3: Ga staan
In sommige gevallen, zeker als je veel aan het woord bent, kun je gaan staan in plaats van zitten. Mensen die staan bewegen vrijer en maken meer armbewegingen. Hierdoor geef je meer en duidelijkere non-verbale signalen. Je enthousiasme over het onderwerp komt beter over. Een bijkomend voordeel is dat je je beter kan concentreren op de meeting. Zittend ben je toch eerder geneigd tijdens de meeting andere dingen op je computer te doen, zoals je mail checken. Een bijkomend voordeel is dat je al staand werkt aan je gezondheid.
Je kan natuurlijk een zit/stabureau aanschaffen. Het kan echter ook simpeler: experimenteer eens met je laptop op een plank in de boekenkast of op een sta-tafel te zetten. Of zet een doos op je bureau en ga achter je bureau staan. Hoe komt je lichaamshouding en expressie nu over? Oefen dit wel voor je belangrijke presentatie of pitch!
Trouwens, of je nou staat of niet. Kijk hoe je overkomt in de camera. Werk je bijvoorbeeld met twee schermen en kijk je naar het grote scherm terwijl je camera op de laptop zit, dan kijkt je publiek dus in je oor.
Tip 4: Zorg voor een visueel aantrekkelijke presentatie
Mocht je gebruik maken van een presentatietool, zoals powerpoint of prezi, bedenk dan dat je, zodra je deze gebruikt je bij de meeste online meeting tools helaas zelf niet of maar klein in beeld bent. De presentatie is dus niet langer ondersteunend aan jouw verhaal, maar eerder ben jij ondersteunend aan de presentatie. Daarom is het belangrijk dat ze visueel aantrekkelijk zijn. Je maakt een aantrekkelijke presentaties door je eigen, goede huisstijl te gebruiken. Gebruik contrasterende kleuren en gebruik niet te veel kleuren door elkaar. Een hoofdkleur en maximaal twee ondersteunende sub-kleuren is voldoende. Natuurlijk denk je ook na over een goed leesbaar lettertype en afbeeldingen in een hoge resolutie en geef je niet te veel informatie op 1 slide.
Het gebruik van filmpjes en bewegende animaties gaat bij de meeste online meetingtools niet goed door technische problemen: het geluid is niet goed, het laden duurt te lang, etc. Gewoon niet doen dus!
Tip 5: betrek je publiek
In een online meeting is het lastig om de aandacht van je publiek vast te houden, ongeacht hoe lang of kort je aan het woord bent. Waarschijnlijk heb je dat zelf ook al gemerkt. Door te zorgen dat je publiek betrokken wordt bij jouw boodschap hou je de aandacht vast. Start met een vraag, luister naar het antwoord, of laat mensen de chat gebruiken om antwoord te geven. Stimuleer het gebruik van interactieve tools in het programma, zoals ‘handje opsteken’ als iemand iets wil zeggen.
Zorg dat je verhaal pakkend is, mensen moeten in de eerste minuut helder hebben waarom het loont om te blijven luisteren. Nodig mensen uit om te luisteren. Niet alleen door de inhoud van je boodschap, maar ook door de manier waarop je dit brengt.
Vergeet ook niet om naast je verhaal antwoorden op vragen voor te bereiden: welke vragen zouden je toehoorders kunnen hebben na je presentatie? Door antwoorden voor te bereiden zijn ze beter doordacht en daardoor waardevoller. Ook kun je zo nog extra informatie geven die je niet in de presentatie kon verwerken.
Tip 6: zorg dat de tools op orde zijn
Voor een goede online meeting heb je natuurlijk allereerst een stabiele internetverbinding nodig, en goed werkende apparatuur. Ook is het belangrijk dat jij en de anderen in de meeting toegang hebben tot de online tool. Lijkt vanzelfsprekend, maar mijn ervaring is dat er toch vaak iets niet op orde is. Er zijn erg veel tools voor een online meeting. Denk hierbij aan Google Hangouts, Prezi video, Skype, Teams, Zoom, en waarschijnlijk zijn er nog vele meer. Zorg dat je de tool die gebruikt wordt kent, check of scherm delen mogelijk is. Controleer ook of iedereen in je publiek toegang heeft tot die tool. Je zal de eerste niet zijn, die tot de ontdekking komt dat vanwege IT restricties die ene potentiële opdrachtgever niet kan “inbellen”.
Wil je oortjes of een koptelefoon gebruiken, die de achtergrondgeluiden gefilterd? Of wil je dat juist niet vanwege de uitstraling die je wilt hebben. Ben je goed verstaanbaar voor je gesprekspartners? De ene laptop is de andere niet, dus controleer het beeld en geluid. Een oefensessie met een collega kan je antwoord geven op al deze vragen.
Tip 7: Denk verder!
Natuurlijk kun je zelf klanten werven tijdens online en offline meetings. Maar waarom zou je het zelf doen, als je het ook kan laten doen. Nu je veel ervaring hebt opgedaan met online meetings is voor de camera gaan staan niet meer zo spannend. Met een online video kun je jezelf nog meer pitchen, zelfs terwijl jij andere dingen doet. Je kan je klanten vragen testimonials voor je te maken.
Alle linkjes in deze blog verwijzen naar mensen die in het netwerk van Ondernemershuis Hanzegilde zitten. Ondernemers waar we trots op zijn, en graag mee werken. Onze ondernemers werken ook graag met jou. Wees welkom voor een kopje koffie, en sparringssessie met onze ondernemers. Graag vertellen we je dan ook over de faciliteiten van het ondernemershuis die jou kunnen helpen om te excelleren als ondernemer.